Dépôt des états financiers d’une coopérative auprès du Registre des sociétés de capitaux
Les coopératives doivent rendre compte de leurs finances à leurs membres lors de chaque assemblée générale annuelle. Elles doivent de plus chaque année déposer leurs états financiers auprès du Registre des sociétés de capitaux.
Utilisez le formulaire « Financial Statement » pour déposer chaque année vos états financiers auprès du Registre des sociétés de capitaux.
Lors de chaque assemblée générale annuelle, les membres d’une coopérative doivent nommer un vérificateur pour préparer les états financiers de l’année suivante. Vous n’êtes pas tenu de nommer un vérificateur si au moins deux tiers des membres acceptent par écrit de ne pas nommer un vérificateur pour le prochain exercice.
Renseignements publics
Les informations financières déposées auprès du Registre des sociétés de capitaux sont accessibles au public, grâce au rapport annuel général sur les coopératives. Le public n’a pas accès cependant aux informations financières de chaque coopérative.
Qui peut utiliser ce formulaire
Les coopératives doivent utiliser ce formulaire pour déposer leurs états financiers auprès du Registre des sociétés de capitaux.
Vous devez déposer vos états financiers auprès du Registre des sociétés de capitaux avant la date de renouvellement annuel de votre coopérative.
Ce que vous devez faire
- Remplissez le formulaire « Financial Statement » en ligne.
- Vérifiez dans le formulaire les documents qui sont exigés.
- Présentez les données financières aux membres de la coopérative lors de l’assemblée générale annuelle.
- Envoyez le formulaire dûment rempli et les documents à l’appui.
- Le Registre des sociétés de capitaux met alors à jour vos dossiers.
Traitement de la demande
Il faut une à deux semaines pour mettre vos dossiers à jour. Ce délai peut être plus long si des renseignements supplémentaires sont demandés ou si votre demande n’a pas été bien remplie.
Coût
Il n’y a pas de frais pour envoyer le formulaire.
Avant de débuter
Assurez-vous d’avoir ce qui suit :
- état des revenus et des dépenses pour l’exercice, indiquant les revenus, les dépenses et les excédents (déficit);
- bilan pour l’exercice, comprenant les actifs, les passifs et les capitaux propres;
- états financiers à présenter aux membres lors de l’assemblée générale annuelle.
En ligne
Pour utiliser le service en ligne, vous devez créer un compte ou ouvrir une session. Vous devez être un déposant autorisé par l’entreprise ou l’organisme à but non lucratif. Vous devez de plus téléverser les documents justificatifs en format PDF, y compris l’état financier.
Débutez (en anglais seulement)
Si vous ne parvenez pas à utiliser le service en ligne, vous pouvez utiliser le formulaire Financial Statements for Co-operatives (PDF en anglais seulement). Vous pouvez également vous servir du formulaire comme exemple et préparez vos propres états financiers. Si vous préparez vos propres états financiers, vous devez inclure tous les détails indiqués dans le formulaire. Envoyez le formulaire dûment rempli par la poste ou par courriel. Vous pouvez aussi le déposer au Registre des sociétés de capitaux ou dans un bureau d’Accès Nouvelle-Écosse. Si vous envoyez votre formulaire ou vos états financiers par courriel, envoyez-les à rjsc.coop@novascotia.ca.